ASSOCIÉ(E) AUX ACHATS - ( OUVERT UNIQUEMENT AUX NATIONAUX IVOIRIENS )

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Description

Location : Abidjan, COTE d'IVOIRE

Application Deadline : 23-Jul-14

Additional Category Management

Type of Contract : FTA Local

Post Level : GS-6

Languages Required : French

Starting Date : (date when the selected candidate is expected to start) 15-Aug-2014

Duration of Initial Contract :1 year

Expected Duration of Assignment : renouvelable

Background

Le Conseil Exécutif/d'Administration du PNUD a approuvé un Nouveau Plan Stratégique 1 qui couvre la période 2014-2017 afin de permettre au PNUD de mieux faire face aux nouveaux défis de développement en taillant sur mesure les services qu'il offre aux différents pays dans un contexte mondial caractérisé par une mutation sans précédent. Cette adaptation par le réalignement des Programmes de Pays requiert la transformation de l'efficacité institutionnelle en améliorant le système de gestion des ressources aussi bien financières qu'humaines, afin d'atteindre les résultats de façon durable dans les limites des flux de ressources prévues.

A cet effet, les Bureaux de Pays ont dû subir un test de Viabilité et d'Efficacité financière (FSE) qui permet de s'assurer que les bureaux extérieurs disposent des compétences requises pour mettre en œuvre les Programmes des Pays au cours du prochain exercice biennal 2014-2015.

Sous l'autorité du Directeur Pays aux Opérations et la supervision directe de l'Administrative Associate, l' Associé aux Achats travaille en étroite collaboration d'une part avec les équipes des Opérations, du Programme et des projets et du Bureau pays et d'autre part avec le personnel des autres agences des Nations Unies, pour assurer une prestation uniforme des services

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions principales:

  • Mise en œuvre des stratégies opérationnelles;
  • Respect du cadre de contrôle interne relative aux rôles et fonctions;
  • Organisation des processus d'achats;
  • Mise en place de la stratégie sourcing;
  • Préparation et intégration des plans d'achats pour un gain de productivité;
  • Suivi des SSA;
  • Fournir des services logistiques;
  • Facilitation du partage de savoir et du renforcement de la connaissance.

Assurer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles afin d'atteindre les résultats suivants:

  • Respect du cadre de contrôle interne relatif aux achats, des règles, politiques, stratégies et procédures des NU/PNUD, mise en œuvre d'un contrôle interne efficace;
  • Elaboration du mapping des achats du bureau de pays et du manuel de contrôle interne des opérations (section Achats et Logistiques) en consultation directe du superviseur et de la direction.

Organises les processus d'achats pour le bureau du pays, les projets NEX/DEX et a la demande des agences afin d'atteindre les résultats suivants:

  • Préparation des plans d'achats pour le bureau et les projets et le suivi de leur mise en œuvre;
  • Mise en place des plans d'achats pour les gains de productivité;
  • Organisations des processus d'achats, y compris la préparation et la conduite des RFQ, ITB ou RFP, réception des cotations, soumissions et propositions, leur évaluation, négociation de certaines conditions des contrats en accord avec les règles et procédures du PNUD;
  • Préparation des bons de commandes et contrats dans et hors Atlas, préparation des bonds d'achats récurrents pour les contrats de service, création des fournisseurs dans Atlas. Assurer le profil acheteur dans Atlas;
  • Préparation des rapports de qualités à transmettre au CAP et ACP;
  • Mise en œuvre d'un système pour le cadre de contrôle interne qui assure que les bons de commande sont prépare et transmis. Actions réparatrices sur les PO qui contiennent des erreurs lors de la vérification budgétaire et autres problèmes;
  • Suivi du dashboard des achats du bureau de pays;
  • Suivi des SSA pour publications, TDR, contrats, PO préparation et suivi des contrats;
  • Suivi des autorisations des questions relatives aux autorisations sur les achats;
  • Présentation de rapports trimestriels et statistiques sur les achats du bureau de pays. Montants cumulatifs de PO; nombre de soumissionnaires, taille des contrats, etc;
  • Préparation des factures de recouvrements de couts dans Atlas pour les services d'achats fournis par le PNUD aux autres agences;
  • Mise en œuvre des processus conjoints d'achats pour les agences onusiennes en lien avec la reforme des NU.

Assurer la mise en œuvre des stratégies sourcing afin d'atteindre le résultat suivant:

  • Développement et actualisation du fichier des fournisseurs, mise en œuvre de la sélection et l'évaluation des fournisseurs.

Faciliter le partage du savoir et le renforcement des connaissances dans le bureau de pays afin d'atteindre les résultats suivants: Impact des résultats:

  • Organisation de formation pour les opérations/personnel des projets sur les achats;
  • Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le service des achats;
  • Contributions pertinentes aux réseaux de connaissance et communautés de pratique .

Impact des résultats:

Les résultats clés ont un impact sur l'exécution des prestations d'achats par le bureau de pays et le succès des stratégies opérationnelles.Analyse précise et présentation de l'information sur les achats, et procédés d'achats dument effectue assure la satisfaction du client et l'exécution dans les délais des programmes et projets.Organisation de formation pour les opérations/personnel des projets sur les achats.Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le service des achats.Contributions pertinentes aux réseaux de connaissance et communautés de pratique.

Competencies

Compétences relatives à l'organisation:

  • Fait preuve d'intégrité en mettant en avant les valeurs et morales des Nations Unies;
  • Affiche une flexibilité et une adaptation aux différences liées à la culture, au genre, à la religion, à la race à la nationalité et à l'âge.

Compétences relatives à la fonction:

Gestion du savoir et apprentissage

  • Préconise la gestion du savoir au sein du PNUD et un environnement favorable à l'apprentissage par le leadership et l'exemple personnel;
  • Travaille activement vers une acquisition du savoir personnel et continu et le développement d'un ou plusieurs domaines d'application, agit sur le plan d'apprentissage et applique les aptitude s nouvellement acquises.

Développement et efficacité opérationnelle:

  • Capacité à exécuter différentes tâches liées à la gestion des ressources financières, y compris la vérification et la collecte documents, saisie de données financières, fournir l'information financière;
  • Bonne connaissance des politiques et règlements financiers;
  • Solide connaissance de l'informatique;
  • Capacité à contribuer à la réorganisation des procédés et la mise en œuvre d'un nouveau système.

Autogestion et Leadership:

  • Développe des relations solides avec la clientèle, met en avant l'impact et les résultats en faveur de la clientèle et répond positivement aux critiques;
  • Aborde le travail avec la même énergie et adopte une attitude positive et constructive;
  • Rester calme et en bonne humeur même en situation de pression.

Required Skills and Experience

Formation:

  • Diplôme d'études secondaires avec une spécialité en achats;
  • Diplôme universitaire en Administration des Affaires ou Administration Publique est souhaitable mais pas un pré-requis;
  • Certification en Procurement du PNUD.

Expérience professionnelle:

  • 6 d'années pertinentes en administration au niveau national ou international. Expérience dans l'usage de l'ordinateur et des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.);
  • Expérience de bases de données et des systèmes de gestion sur internet.

Niveau de langue requis:

  • Excellente connaissance de l'Anglais et du Français.

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

 

Pour appliquer, suivre le lien dans 'site internet'

Localisation

Abidjan

Détails de l'annonce

ID de l'annonceur: 1456
Nombre de Vues: 685
Expire: 2036-06-11 16:23:12

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