ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) - (OUVERT UNIQUEMENT AUX NATIONAUX IVOIRIENS)

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Description

Application Deadline : 23-Jul-14

Additional Category Management

Type of Contract : FTA Local

Post Level : GS-5

Languages Required : English French

Starting Date : (date when the selected candidate is expected to start) 15-Aug-2014

Duration of Initial Contract : 1 year

Expected Duration of Assignment : renouvelable

Background

Le Conseil Exécutif/d'Administration du PNUD a approuvé un Nouveau Plan Stratégique 1 qui couvre la période 2014-2017 afin de permettre au PNUD de mieux faire face aux nouveaux défis de développement en taillant sur mesure les services qu'il offre aux différents pays dans un contexte mondial caractérisé par une mutation sans précédente. Cette adaptation par le réalignement des Programmes de Pays requiert la transformation de l'efficacité institutionnelle en améliorant le système de gestion des ressources aussi bien financières qu'humaines, afin d'atteindre les résultats de façon durable dans les limites des flux de ressources prévues.

A cet effet, les Bureaux de Pays ont dû subir un test de Viabilité et d'Efficacité financière (FSE) qui permet de s'assurer que les bureaux extérieurs disposent des compétences requises pour mettre en œuvre les Programmes des Pays au cours du prochain exercice biennal 2014-2015.

L'Assistant(e) aux/Achats travaille en étroite collaboration, d'une part avec l'Equipe en charge des Passations de Marchés et des Services d'Appui, et d'autre part avec le personnel chargés des Opérations, de l'exécution des Programmes et des Projets du Bureau Pays et du Siège du PNUD, pour assurer une prestation uniforme des services.

Duties and Responsibilities

Assurer le fonctionnement effectif et efficace du bureau du DIRECTEUR PAYS ADJOINT afin d'atteindre les résultats suivants:

  • Gestion de l'agenda du superviseur, contacts avec les visiteurs de haut rang, gestion des rendez-vous et rencontres; être un interprète quand demande et prendre des notes lors des rencontres;
  • Suivi des mesures protocolaires;
  • Préparation de la documentation de très grande qualité pour les rendez-vous, rencontres et missions du superviseur;
  • Préparation des traductions informelles sur les circulaires du siège;
  • Suivi des bases de données de partenaires de haut niveaux et des listes téléphoniques;
  • Préparation des correspondances, directives, commentaires de la part du DIRECTEUR PAYS ADJOINT pour sa signature et assurer le suivi quand demande;
  • Utilisation des systèmes automatisés de gestion de bureau pour un fonctionnement efficace des opérations;
  • Appui aux fonctions OMT du DDR(O);
  • Assurer la conformité des emails, des transactions et des signatures avec le cadre de contrôle interne du PNUD à l'intérieur du bureau de pays et a l'extérieur;
  • Suivi des missions et agendas du DCD/O et assurer la cohérence avec l'agenda des autres membres de la direction;
  • Réception/ suivi des documents importants transmis par les autres agences/projets (laissez-passer, cartes d'identité etc. et assurer le suivi des services rendus.

Appuyer les opérations pour un fonctionnement efficace afin d'atteindre les résultats suivants:

  • Assurer la sauvegarde de la documentation confidentielle. Utilisation automatise des systèmes d'enregistrement;
  • Coordination du flow d'information dans le bureau et suivi du dossier des circulaires;
  • Faciliter le partage de l'information a l'intérieur du PNUD et du groupe de travail des opérations des NU;
  • Respect des délais, engagements et actions prises, et coordination de la collette et transmission des rapports a la direction;
  • Assurer le secrétariat du Comite des Operations et le suivi/mise en œuvre des recommandations;
  • Assurer le suivi des recommandations de l'audit;
  • Assurer le suivi des dashboards finance et procurement ; télécharger les rapports relatifs dans Atlas et les distribuer aux unités impliquées et assurer le suivi;
  • Assurer le respect des procédures et règlements administratifs du PNUD;
  • Organiser des séminaires, retraites et conférences;
  • Assurer la collecte de données et de documents et consolider les diverses activités des opérations;
  • Assurer le suivi du plan d'action des opérations et les rapports d'activités;
  • Appuyer le suivi budgétaire et le contrôle financier pour le DCD/O;
  • Gestion du stock des fournitures de bureau pour la direction;
  • Assurer la planification trimestrielle des missions du bureau;
  • Assurer la planification trimestrielle des congés pour le personnel des opérations.

Appuyer la distribution et circulation de l'information afin d'atteindre les résultats suivants:

  • Archivage confidentiel des dossiers et utilisation d'un système automatisé de rangement;
  • Coordination de la circulation de l'information dans les opérations et suivi minutieux des dossiers;
  • Faciliter l'échange de l'information parmi les directeurs des opérations des agences onusiennes, PNUD Cote d'Ivoire et la coordination;
  • Gestion des appels entrants-sortants, des emails et lettres;
  • Faire des suggestions pour réduire les goulots d'étranglements du travail et des processus opérationnels afin d'améliorer les procédures administratives des Opérations;

Faciliter le renforcement et la gestion des connaissances afin d'atteindre les résultats suivants:

  • Organisation de formations spécialisées pour le personnel d'appui, le personnel des agences onusiennes;
  • Coordination, administration des questions protocolaires avec l'appui de l'Associe(e) Exécutif(ve).

Impact des résultats

Les résultats clés ont un impact sur l'efficacité des Opérations. Analyse précise et présentation de l'information en vue de renforcer la capacité de l'unité et contribuer à l'amélioration de l'image des NU/PNUD en tant qu'un contributeur efficient du développement du pays. Les initiatives du titulaire du poste est décisif pour les résultats et la finalisation du travail dans les délais.

Competencies

Compétences relatives à l'organisation:

  • Fait preuve d'intégrité en mettant en avant les valeurs et morales des Nations Unies;
  • Affiche une flexibilité et une adaptation aux différences liées à la culture, au genre, à la religion, à la race à la nationalité et à l'âge.

Compétences relatives à la fonction:

Gestion, du savoir et apprentissage:

  • Préconise la gestion du savoir au sein du PNUD et un environnement favorable à l'apprentissage par le leadership et l'exemple personnel;
  • Travaille activement vers une acquisition du savoir personnel et continu et le développement d'un ou plusieurs domaines d'application, agit sur le plan d'apprentissage et applique les aptitudes nouvellement acquises.

Développment et efficacité op(rationnelle:

  • Capacité à exécuter différentes tâches liées au fonctionnement efficace de l'unité des Opérations, y compris la recherche et la collecte de données dans un ou plusieurs domaine(e)s de pratique, gestion des agendas, suivi protocolaire et du flow d'information;
  • Confidentialité;
  • Capacité à contribuer à la réorganisation des procédés et la mise en œuvre d'un nouveau système;
  • Capacité à exécuter différentes tâches liées aux opérations et services d'appui dans le domaine de, mais pas restreint aux achats, gestion de contrats, gestion des actifs, voyage et logistique, etc;
  • Bonne connaissance des règlements et procédures financières du PNUD et règlements relatifs au personnel des NU.

Autogestion et Leadership:

  • Développe des relations solides avec la clientèle, met en avant l'impact et les résultats en faveur de la clientèle et répond positivement aux critiques;
  • Aborde le travail avec la même énergie et adopte une attitude positive et constructive;
  • Rester calme et en bonne humeur même en situation de pression.

Required Skills and Experience

Formation:

  • Diplôme de niveau secondaire avec une spécialisation en secrétariat;
  • Diplôme universitaire en Gestion ou Administration Publique serait désirable.

Expérience:

  • 5 années d'expérience sont requises au niveau national ou international;
  • Expérience dans l'usage de l'ordinateur et des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.);
  • Expérience de bases de données et des systèmes de gestion sur internet.

Niveau de langue requis:

  • Excellente connaissance du Français et de l'Anglais.

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

 

Localisation

Abidjan

Détails de l'annonce

ID de l'annonceur: 1457
Nombre de Vues: 569
Expire: 2036-06-11 16:26:31

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